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Gestión integral de documentos… ¿eso qué es? |
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La información nos llega por diferentes vías y es complicado gestionarla. Recibimos faxes, cartas, correos electrónicos con texto y adjuntos, recopilamos información de páginas web, la generamos nosotros, etc…pero si queremos hacer un dossier con ello tendemos a imprimirlo. Y eso solo es el comienzo, lo peor es cuando tenemos que buscar un dato en ese dossier que yace con otros muchos y la hoja no está donde debiera. Sin contar el espacio y el gasto generado. Y si no estamos donde está el dossier y necesitamos ese dato…
Racionalizar este verdadero problema tiene un nombre: Gestión Integral de Documentos. En pocas palabras se trata de reunir toda esa documentación y darle “forma electrónica” para obtener muchos beneficios:
- Búsqueda inmediata y desde cualquier lugar con conexión a nuestra empresa de cualquier documento almacenado por palabras clave.
- Compartir documentación con otras personas de forma segura en proyectos
- Dar acceso a documentos sin que nos molesten con llamadas del tipo “necesito una copia de la escritura o de la nómina, o de…” nuestra respuesta: entra con tu usuario y clave y obtenla.
- Generar flujos de trabajo para simplificar y asegurar tiempos de proceso de documentos, por ej. contestación a demandas.
- Confidencialidad al no tener papeles por las mesas.
- Además de las obvias de ahorro de espacio o medioambientales.
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